Steps to Become a Hotel Front Office Manager

The first employees a hotel guest meets when checking into a room are those working at the front desk. The hotel front office manager ensures that guests have a pleasant experience when checking into their rooms and staying in the facility. Providing outstanding customer service and comfortable surroundings enhances a hotel or lodging facility’s reputation and encourages repeat business.

Save up to 75% Instant confirmation Check rates!

Agoda.com/Hotels

Job Description

Front office managers ensure that the accommodations meet guest expectations, and sometimes greet hotel guests. They also hire, train and schedule front office staff. Duties of managers can include overseeing reservations, assigning rooms, and handling billing and accounts. Front office managers respond to customer complaints and ensure that staff members respond to guest special requests.

Education

Management positions in large upscale hotels typically require a minimum of a bachelor’s degree. An independently owned smaller facility may hire a management applicant with an associate degree in hotel management. Degree programs in hospitality management include coursework in accounting, marketing, housekeeping management, economics, hotel management and maintenance. Some hotels offer training for managers that includes courses in the specific needs of the facility, such as reservations software.

Work Experience

Front office managers usually obtain the position after having gained experience working in the facility. Hotel administrators or upper management may select employees who have demonstrated leadership and excellent customer service. Experience working with customers in a hotel helps to hone skills in customer service, communication, listening, organization, time management, and problem solving.

Certification

Certification is not necessary for a career as a front office manager in a hotel, but credentials may enhance an individual’s qualifications for such a position. The American Hotel and Lodging Educational Institute offers certification for hotel and lodging professionals. Applicants for the Certified Hospitality Supervisor credential can meet the requirements by completing a two-year degree program in hospitality management, or completing an education training program through the institute, as long as they have at least three months of full-time experience in a supervisory position. Applicants can also qualify for the credential with six months of full-time experience in a supervisory position. An applicant with a two-year degree in hospitality management and two years of experience in an executive or management position in a hotel can qualify for the Certified Hotel Administrator credential. Applicants can qualify for the credential without an education in hospitality management if they have three years experience in an executive or management position in a hotel. The executive position must be in a company responsible for three or more properties, and must include responsibilities in marketing, accounting, finance, engineering and human resources.

 

sumber : http://work.chron.com/steps-become-hotel-front-office-manager-5943.html

Front Office Manager: Job Description and Requirements

Job Description

A front office manager is the senior person in an office environment and accountable for maintaining a professional work environment, staff supervision and administrative support. They shoulder a variety of responsibilities, often at the discretion of the company owner. These tasks can vary from managing accounting functions to allocating work assignments to approving the purchasing of office supplies. The job specifics of a front office manager largely depend on the company’s needs.

Front office managers use a number of skills to successfully perform their duties. Two of these skills are a thorough knowledge of the company and an understanding of its products. Another crucial skill is an awareness of the roles of other office employees. This knowledge of the products, company structure and employee duties allows the office manager to effectively assign job responsibilities and allocate company resources while maintaining an efficient working environment.

Companies often expect front office managers to oversee a variety of projects. To meet each project’s deadline, the manager may need to overcome delays and hurdles. These projects may also require the manager to document each project’s progress. To accomplish these goals, a front office manager needs exceptional oral and written communication skills. Multitasking abilities are also helpful.

Other important functions of a front office manager include:

  • Supervisor support
  • Office harmony
  • Crisis handling
  • Office morale
  • Troubleshooting
  • Customer service

Requirements

Office management is one occupation where the right person can be promoted, over time, from a subordinate position into a managerial role with nothing more than a high school diploma. However, a candidate who has a degree may have an advantage over those who do not. An associate’s degree in business with a focus on office management may help candidates find a position more quickly. This degree can be acquired in a two-year period from most community colleges. When coupled with good job performance, this degree is valuable when supervisors perform internal promotions.

An associate’s degree includes the following classes:

  • Document processing
  • Desktop publishing
  • Records management
  • Human resource management
  • Accounting
  • Communications

Depending on the type of business conducted and the responsibilities of the office manager position, some companies may require a bachelor’s degree in business.

Requisite upper level classes for obtaining a bachelor’s degree include:

  • Management and organization theory
  • Business writing
  • Business law
  • Business finance
  • Business ethics

With or without a degree, those who have experience in an office position and a proven record of obtaining results may be candidates for

 

sumber : http://education-portal.com/articles/Front_Office_Manager_Job_Description_and_Requirements.html

 

 

 

supositions as front office managers.

Struktur Department Front Office

Struktur organisasi di kantor depan / Front Office hotel dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel . Semakin besar hotel semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka strukturnya organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan:



1. Deskripsi pekerjaan Front Office Manager

Area kerja Front Office Manager : front office area, executive floor, business center
Ringkasan pekerjaan Front Office Manager : menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya

Melapor kepada : General Manager
Staf bawahan : semua staff front office

Tugas pokok Front Office Manager :
a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
d. Menyambut tamu VIP
e. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di bagian kantor depan
g. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
h. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
i. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar

2. Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager : front office, executive floor, business center.

Ringkasan pekerjaan Assistant Front Office Manager : membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya

Atasan langsung Assistant Front Office Manager : Front Office Manager
Staff bawahan Assistant Front Office Manager : Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level lainnya di departemen Front Office

Tugas pokok Assistant Front Office Manager :
a. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
b. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO dan concierge.
c. Memantau operasional di front office
d. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.
e. Memimpin briefing pada waktu shift malam
f. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu
g. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan hadir.
h. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

3. Deskripsi pekerjaan Duty Manager

Area kerja Duty Manager : front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya dengan tamu di hotel.

Ringkasan pekerjaan Duty Manager : mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu.

Atasan langsung Duty Manager : Front Office Manager
Staff bawahan Duty Manager : Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest Relation Officer, Concierge, Business Center Secretary.

Tugas pokok Duty Manager :
a. Membantu tugas Front Office Manager dan Asssistant FOM dalam melakukan tugas operasional di front office.
b. Mendukung kelancaran proses check-in dan check-out di front office.
c. Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
d. Mengontrol operasional di seputar front office antara lain lobby, restoran, bar, lounge koridor dan kamar tamu.
e. Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya.
f. Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager.

4. Deskripsi pekerjaan Executive Lounge Manager

Area kerja Executive Lounge Manager : executive lounge, executive rooms

Ringkasan pekerjaan Executive Lounge Manager : menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek perasional di lantai eksekutif.

Atasan langsung Executive Lounge Manager : Assistant FOM
Staf bawahan Executive Lounge Manager : Executive Lounge Assistant Manager

Tugas pokok Executive Lounge Manager :
a. Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti.
b. Memastikan bahwa jadual telah ditetapkan dengan baik.
c. Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui.
d. Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif.
e. Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan, training dan pengembangan staf.
f. Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampillan dan bidang untuk perbaikan.
g. Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan.
h. Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
i. Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.

5. Deskripsi pekerjaan Front Desk Supervisor

Area kerja Front Desk Supervisor : front office

Ringkasan pekerjaan Front Desk Supervisor : memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.

Atasan langsung Front Desk Supervisor : Duty Manager
Staff bawahan Front Desk Supervisor : Front Desk Agent

Tugas pokok Front Desk Supervisor :
a. Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
b. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
c. Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
d. Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
e. Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
f. Mengatur jadwal setiap staff front desk

6. Deskripsi pekerjaan Chief Concierge

Area kerja Chief Concierge : pintu masuk hotel, lobby, bell desk, counter

Ringkasan pekerjaan Chief Concierge : memastikan bahwa semua tamu mendapatkan
pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell
desk

Atasan langsung Chief Concierge : Front Office Manager
Staff bawahan Chief Concierge : Bellman, Doorman, Airport Representative

Tugas pokok Chief Concierge :
a. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel.
b. Memberikan training ke staff tentang: prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan,serta penanganan keluhan tamu
c. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan
d. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.
e. Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi(sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor

Area kerja Business Centre Supervisor : area pusat bisnis
Ringkasan pekerjaan Business Centre Supervisor : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.

Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM
Staff bawahan Business Centre Supervisor : Bussiness Centre Secretary

Tugas pokok Business Centre Supervisor :
a. Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang hangat dan tepat
b. Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelaksanaan sehari-hari dan administrasi untuk semua bagian dalam pusat bisnis
c. Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efesiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan
d. Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.

8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain

Area kerja Bell Captain : front office, lobby, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan Bell Captain : mengurus barang bawaan tamu pada saat
datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan
hotel.

Atasan langsung Bell Captain : Chief Concierge

Tugas pokok Bell Captain :
a. Mengatur tugas setiap Bellboy
b. Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
c. Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room.
d. Memastikan luggage room bersih dan teratur
e. Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda pengenal/ pass nomor barang yang jelas.
f. Mengatur Bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel.
g. Mengarahkan semua Bellboy di setiap shift kerja.

9. Deskripsi pekerjaan Bellboy

Area kerja Bellboy : lobby, front office, kamar hotel

Ringkasan pekerjaan Bellboy : membantu tamu dalam hal menangani barang bawaan mereka luggage delivery dan luggage down

Atasan langsung Bellboy : Bell Captain

Tugas pokok Bellboy :
a. Menurunkan barang tamu dari mobil
b. Membawakan barang tamu yang akan check-in
c. Mengantar barang tamu ke kamar tamu sesuai nomor kamarnya.
d. Membantu membawakan barang tamu pada saat check-out dari kamar ke lobby hotel untuk selanjutnya ke kendaraan tamu.
e. Menyimpan barang tamu dengan tanda khusus (luggage tag) untuk tamu yang belum datang ke hotel atau tamu yang menitipkan barangnya di belldesk.

10. Deskripsi pekerjaan Door Man/Door Girl

Area kerja Door Man/Door Girl : lobby, area depan lobby.

Ringkasan pekerjaan Door Man/Door Girl : menyambut tamu dengan membukakan pintu
kendaraan atau pintu lobby hotel.

Atasan langsung Door Man/Door Girl : Bell Captain

Tugas pokok Door Man/Door Girl :
a. Menyambut dan membukakan pintu mobil tamu
b. Memberikan salam untuk setiap tamu yang datang dengan ramah dan senyum.
c. Menyapa dan membukakan pintu lobby hotel untuk tamu yang memasuki atau ke luar lobby.

11. Deskripsi pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA)

Area kerja Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : front desk

Ringkasan pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya.

Atasan langsung Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : FO Supervisor

Tugas pokok Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) :
a. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan.
b. Melakukan pendaftaran tamu
c. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap
d. Menangani tamu check-out
e. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang lokal
f. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian.
g. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada hari tersebut.

12. Deskripsi pekerjaan Guest Relations Officer

Area kerja Guest Relations Officer : lobby, front office, executive lounge, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan Guest Relations Officer : mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel.

Atasan langsung Guest Relations Officer : GR Supervisor

Tugas pokok Guest Relations Officer :
a. Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat
b. Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung
c. Beramahtamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai eksekutif dan VIP pada saat kedatangan
d. Beramah tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang & tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama(long staying guest)
e. Membuat kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk tamu
f. Menyambut tamu VIP di lobby
g. Mengantar tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati tamu sambil membawakan kunci kamar.

13.Deskripsi pekerjaan telepon Operator

Area kerja telepon Operator : Front Office

Ringkasan pekerjaan telepon Operator : Melaksanakan pengelolaan pelayanaan telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh manajemen

Atasan langsung telepon Operator : Front Office Supervisor

Tugas Pokok telepon Operator :
a. Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun external mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju
b. Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari departemen
c. Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO Cashier
d. Menangani pelayanan ”Incoming dan Outgoing”faxcimille dan langsung membuat bill tersebut
e. Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen lain
f. Mengetahui lay out hotel dan fasilitasnya
g. Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan Event Activities dan fasilitas hotel
h. Mengerti cara pengoperasian PABX
i. Menjaga privacy tamu kamar dalam hal memberikan informasi terhadap tamu luar
j. Mencocokan print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada setiap akhir shift
k. Menangani permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line teleponnya (incognito)
l. Menangani pemutaran dan mengatur cassette atau radio
m. Menghadiri rapat bulanan
n. Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lain
o. Selalu menjaga standard ”telephone courtesy”
p. Menjaga kebersihan lingkungan kerja riang Swich Board Operator
q. Selalu tanggap dan cepat memperbaiki keluhan-keluhan atas layanan telepon
r. Melaksanakan tugas lain sesuai arahan dan perintah atasan

14. Deskripsi pekerjaan Executive Lounge Assistant Manager

Area kerja Executive Lounge Assistant Manager : executive lounge, executive rooms

Ringkasan pekerjaan Executive Lounge Assistant Manager : menangani semua keperluan tamu di lantai Eksekutif

Atasan langsung Executive Lounge Assistant Manager : Executive Lounge Manager

Tugas pokok Executive Lounge Assistant Manager :
a. Melayani minuman selamat datang dan oshibori(handuk dingin) pada saat kedatangan
b. Melayani pesanan makanan dan minuman di executive lounge
c. Mengambil dan mengantarkan pakaian cucian dari kamar tamu
d. Membuka, melipat dan membungkus baju tamu
e. Memeriksa semua kamar tamu yang akan datang dan menyiapkan alat tulis
f. Mengantar tamu ke kamar dan menerangkan fasilitas hotel
g. Mengirim koran, fax masuk dan pesan untuk tamu yang menginap serta tamu yang akan datang
h. Mengerjakan penyemiran sepatu bila dibutuhkan
i. Sebagai penghubung antara tamu VIP dengan layanan lain seperti housekeeping, GRO dan Engineering.

15. Deskripsi pekerjaan Airport Representative

Area kerja Airport Representative : bandar udara/airport , lobby hotel

Ringkasan pekerjaan Airport Representative : menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai standar di hotel.

Atasan langsung Airport Representative : Chief Concierge

Tugas pokok Airport Representative :
a. Menyiapkan daftar tamu dan jam kedatangannya di bandara(expected time of arrival)
b. Menyiapkan kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan bagasi yang diperlukan.
c. Menyiapkan kendaraan alternatif jika tidak ada kendaraan hotel yang tersedia.
d. Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu
e. Menghubungi hotel jika sudah siap menuju hotel atau tamu belum berhasil dijumpai di bandara.
f. Mengantar tamu dari hotel ke bandara

16. Deskripsi pekerjaan Business Center Secretary Attendant

Area kerja Business Center Secretary Attendant : business center

Ringkasan pekerjaan Business Center Secretary Attendant : melayani tamu yang memerlukan jasa di business center

Atasan langsung Business Center Secretary Attendant : Chief Business Centre

Sumber : http://smipusi.blogspot.com/2011/01/struktur-department-front-office.html

Fungsi & Peranan Front Office Pada Sebuah Hotel

Salah satu  unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita adalah Perhotelan. Pada saat ini kita coba membahas tentang unsur akomodasi Perhotelan ini, khususnya Font Office Hotel (Kantor Depan Hotel)

Sebelum itu kita lihat kutipan tentang pengertian Hotel dibawah ini.

Pengertian Hotel dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu :  SK: KM34/HK103/MPPT-87, yaitu :

Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagaian/seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelolah secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan dalam surat keputusan.

Hampir semua kegiatana yang ada dikantor (front office) depan berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan penting dalam operasi sebuah hotel.

PERANAN FRONT OFFICE

Front Office mempunyai macam-macam peran. Ada 8 peran penting dari Front Office Departemnt, antara lain :

  • Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative), dalam keadaan tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
  • Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka yang berada di front office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship, karena pada front office ini lebih banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk hotel  seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.
  • Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di front office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan produk hotel dan harus mengetahui kejadian-kejadian serta peristiwa-peristiwa penting diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu.
  • Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari dihotel.
  • Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent), Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel.
  • Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities, front office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu, terutama keluhan-keluhan tamu.
  • Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan front office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat, terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu hotel.
  • Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator),  front office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain di komunikasikan melalui Front Office.

FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT

  • Menjual Akomodasi Hotel
  • Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in
  • Melayani pemesanan kamar
  • Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat
  • Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)
  • Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel
  • Menangani fasilitas komunikasi
  • Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya
  • Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu
  • Melayani penitipan barang-barang berharga
  • Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hotel

Sumber : http://yessidzikri.wordpress.com/2010/01/09/pemasaran-hotel-hotel-marketing/

Deskripsi Pekerjaan di Bagian Kantor Depan/ Front Office

Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :

1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer

Front-Office2 Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office.

 

Tugas pokok dari Front Office adalah :

a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office

b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

d) Menyambut tamu VIP

e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan

g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan

h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan

i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.

Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office. Tugas pokok Assistant Front Office Manager adalah

a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi

b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge

c) Memantau operasional di front office

d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge

e) Memimpin briefing pada waktu shift malam

f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai

g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir

h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan

3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager

Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah:

a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan tugas operasional di front office

b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office

c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk

d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge koridor, dan kamar tamu

e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya

f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager

4) Executive Lounge Manager

Area Kerja :

§ Executive Lounge

§ Executive Rooms

Ringkasan Pekerjaan :

Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.

Tugas pokok :

§ Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti

§ Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik

§ Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui

§ Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif

§ Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan training dan pengembangan staf.

§ Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampilan dan bidang untuk perbaikan

§ Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan

§ Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.

§ Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.

Susunan Organisasi

clip_image001clip_image002Assistant Front Office Executive Lounge Manager Executive Assistant Lounge

5) Front Desk Supervisor

Area Kerja :

§ Front Office

Ringkasan Pekerjaan :

Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk

Tugas Pokok :

§ Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office

§ Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent

§ Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu

§ Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent

§ Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup

§ Mengatur jadwal setiap staff front desk

Susunan Organisasi

clip_image003clip_image004Duty Manager Front Desk Supervisor Front Desk Agent

6) Chief Concierge

Area Kerja :

§ Pintu masuk hotel

§ Lobby

§ Bell desk

§ Counter

Ringkasan Pekerjaan :

Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk

Tugas Pokok :

§ Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel

§ Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk VIP dan rombongan serta penanganan keluhan tamu

§ Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan

§ Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan

§ Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

Susunan organisasi

clip_image005clip_image006Front Office manager Chief Concierge Bellboy, Doorman

7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor

Area kerja : pusat bisnis

Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.

Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM

Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary

Tugas Pokok :

a) Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang sangat hangat dan tepat.

b) Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelakasanaan sehari-hari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis.

c) Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan

d) Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.

8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain

Area kerja : front office, lobby, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel

Atasan langsung : Chief Concierge

Tugas Pokok :

a) Mengatur tugas setiap bellboy

b) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge

c) Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room

d) Memastikan luggage room bersih dan teratur

e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda pengenal/pass nomor barang yang jelas

f) Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel

g) Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja

 

sumber : http://pariwisatadanteknologi.blogspot.com/2010/11/deskripsi-pekerjaan-di-bagian-kantor.html

ESPN Shuffles Front Office Roles Under New Boss John Skipper

New ESPN president John Skipper has unveiled the new executive structure at the sports network after taking the helm January 1. Among the moves, EVP Programming and Acquisitions John Wildhack and EVP Production Norby Williamson are switching titles; Digital Print Media SVP and GM John Kosner has been promoted to EVP of the unit, overseeing the company’s digital strategy and products; and Marie Donoghue, who was SVP Business Affairs and Business Development, will take on the new role of SVP Global Strategy, Business Development and Business Affairs. All report to Skipper. Sean Bratches (EVP Sales and Marketing), Christine Driessen (EVP and CFO), Ed Durso (EVP Administration), Chuck Pagano (EVP Technology and CTO), Paul Richardson (SVP Human Resources), John Walsh (EVP and Executive Editor) and Russell Wolff (EVP and Managing Director International) remain in their same posts under the new structure. Skipper, officially ESPN President and Co-Chair, Disney Media Networks, reports to Disney boss Bob Iger and ESPN chairman George Bodenheimer.

sumber: http://www.deadline.com

Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer

 

Tugas pokok dari Front Office adalah :

a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office

b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

d) Menyambut tamu VIP

e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan

g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan

h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan

i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.

Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office. Tugas pokok Assistant Front Office Manager adalah

a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi

b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge

c) Memantau operasional di front office

d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge

e) Memimpin briefing pada waktu shift malam

f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai

g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir

h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan

3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager

Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah:

a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan tugas operasional di front office

b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office

c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk

d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge koridor, dan kamar tamu

e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya

f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager

4) Executive Lounge Manager

Area Kerja :

§ Executive Lounge

§ Executive Rooms

Ringkasan Pekerjaan :

Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.

Tugas pokok :

§ Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti

§ Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik

§ Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui

§ Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif

§ Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan training dan pengembangan staf.

§ Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampilan dan bidang untuk perbaikan

§ Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan

§ Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.

§ Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.

Hello world!

Welcome to Web Blog Staf Universitas Narotama. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!